Ausgangssituation
Die Rheinhessische Energie- und Wasserversorgungs-GmbH („die Rheinhessische“) versorgt ihre Kunden mit Ökostrom, Erdgas und Wärme. In der Stadt Ingelheim ist die Rheinhessische auch Wasserversorger.
Der Eintritt in den deutschlandweiten Strom- und Gasvertrieb stellte das Traditionsunternehmen vor einige strategische Herausforderungen. So musste insbesondere das dynamische Kundenwachstum durch adäquate Beschaffungsprozesse- und -systeme unterstützt werden: Diese galt es trotz steigender Komplexität effizient und risikooptimiert aufzustellen.
Um diese Ziele zu erreichen, unternahm die Rheinhessische mehrere Schritte. Dazu zählten insbesondere der Einsatz von Tools zur Automatisierung von Prozessen und Schnittstellen, sowie Optimierungsmaßnahmen im Bereich Portfolio- und Bilanzkreismanagement, die mit Unterstützung eines externen Dienstleisters durchgeführt wurden. Dadurch sollten die Effizienz, Stabilität und Transparenz in den Beschaffungs- und Belieferungsprozessen für Strom und Gas erhöht und der interne Personalbedarf reduziert werden.
Portfolio-Management (in der Energiebeschaffung)
Januar 2020 bis Dezember 2020
Herausforderungen
Der erfolgreiche Anlauf der Maßnahmen machte jedoch auch eine „strategische Lücke“ transparent: Es zeigte sich, dass in der Organisation die Ressourcen fehlten, um Umsetzung und Steuerung des Projektes mit hinreichender Zeit und Systematik konzeptionell zu begleiten. Deshalb entschied die Rheinhessische m3 an Bord zu holen, um die weitere Ausgestaltung und Umsetzung des Projekts zu unterstützen.
Lösung
Zu Beginn des Projekts analysierten m3 und das Projektteam der Rheinhessischen die gesamte Beschaffungsprozesskette im Hinblick auf Optimierungspotenziale und legten sowohl Zielbilder als auch entsprechende Beschaffungsstrategien für die einzelnen Vertriebsportfolien fest. Auf dieser Basis wurden ein neues Portfolio-Management-System eingeführt, die Anforderungen für die künftige Systemarchitektur verprobt und abgeleitet und ein Lastenheft erstellt.
Nach der Auswahl des Systemanbieters im Bereich Portfoliomanagement (PFM) und Bilanzkreismanagement (BKM) begann das Umsetzungsprojekt, bei dem m3 die Projektleitung und die Koordination mit dem Dienstleister, der Syneco Trading GmbH, übernahm. Im Fokus standen dabei insbesondere die Gewährleistung einer erfolgreichen Systemimplementierung, der Aufbau automatisierter Schnittstellen zu den verzweigten Drittsystemen, wie v.a. zwischen dem Abrechnungssystem LIMA und dem PFM-System Synfolio.
Im Bereich des Bilanzkreismanagements konnte zudem die Prognosegüte durch die Einführung von Bottom-Up Prognoseverfahren spürbar verbessert werden. Diese werden zum größten Teil automatisiert angestoßen, wodurch ein Qualitätsverlust durch manuelle Übertragungen vermieden werden kann. Für die Geschäftsführung der Rheinhessischen wurde ein automatisiertes monatliches Reporting eingeführt, in dem alle relevanten Kennzahlen zu Vertrieb, Beschaffung und offenen Positionen detailliert, in hoher Qualität und visuell ansprechend dargestellt werden.
"Die Zusammenarbeit mit m3 war zielführend, gewinnbringend und sehr angenehm."
Marko Beiser – Leiter Beschaffung, Rheinhessische
Kundenbenefits
Effektive und schnelle Neugestaltung der Beschaffungsprozesse
Implementierung des (teil-) automatisierten PFM-System sowie Optimierung und Automatisierung zentraler Prozesse
Schaffung von Voraussetzungen zur mittelfristigen Reduktion des Personalbedarfs Im Beschaffungsbereich um bis zu 40 %
Entlastung des Kundenteams und stärkere Fokussierung auf sich ausweitende vertriebliche Aufgaben
Erhöhung der Transparenz und Unterstützung der Entscheidungsprozesse durch Automatisierung und Qualitätssteigerung des Management-Reportings
Die Rheinhessische Energie- und Wasserversorgungs-GmbH ist ein etabliertes Versorgungsunternehmen, das aus den Stadtwerken Ingelheim hervorgegangen ist und seit 1954 eine wichtige Rolle in der Region spielt. Mit einer kommunalen Mehrheit der Anteilseigner, darunter die Stadt Ingelheim (62,95 %) und die Thüga Aktiengesellschaft (37,05 %), verfolgt das Unternehmen einen zeitgemäßen Ansatz. Ihr Angebot reicht von 100 % Ökostrom, Erdgas und Wärme bis zur Wasserversorgung in Ingelheim. Neben der Bereitstellung von erstklassigen Produkten und maßgeschneiderten, kostengünstigen Tarifen fungiert das Unternehmen als Berater für Energieeinsparungen und als Mobilitätspartner für seine KundInnen.
