Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen verbessern und Digitalisierungspotenziale heben
Die Rolle der IT-Abteilungen in den Unternehmen hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Früher oft als reiner Supportbereich angesehen, wird die IT heute zunehmend als treibende Kraft für die effiziente und effektive Erbringung der Kernwertschöpfung wahrgenommen. Ein wesentlicher Treiber dieser Entwicklung ist die zunehmende Integration von digitalen Technologien in die Wertversprechen der Produkte und Services. Unternehmen erkennen, dass innovative Lösungen und digitale Transformationen nicht nur optional, sondern oft unerlässlich sind, um im Wettbewerb zu bestehen. In der Folge verschwimmt die traditionelle Trennung zwischen „Business" und „IT" verschwimmt, da für erfolgreiche und kompetitive Wertschöpfung immer enger miteinander zusammengearbeitet werden muss.
Dieser Wandel birgt jedoch auch Herausforderungen. Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten, müssen unterschiedliche Denkweisen, Prioritäten und Arbeitsweisen harmonisiert werden. Das erfordert nicht nur Fachwissen, sondern auch eine offene Kommunikation, ein gemeinsames Verständnis der Unternehmensziele und eine agile, anpassungsfähige Organisationsstruktur.
Holistische Betrachtung der IT-Wertschöpfungskette
Für eine gemeinsame Wertgenerierung ist es entscheidend, die IT-Wertschöpfungskette eingehend zu analysieren. Neben der Optimierung der IT-Prozesse an sich, ermöglicht eine holistische Betrachtung der IT-Wertschöpfung Transparenz über Prozesse und Aktivitäten mit hohem Abstimmungsbedarf für eine integrative Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachbereichen. Darüber hinaus ermöglicht eine fundierte Kenntnis der IT-Wertschöpfungskette den Unternehmen, das Potenzial der verfügbaren Technologien besser auszuschöpfen. Dies kann bedeuten, bestehende Systeme und Plattformen effizienter zu nutzen, neue Tools und Lösungen zu implementieren oder sogar eigene technologische Innovationen voranzutreiben. Somit bildet eine transparente IT-Wertschöpfungskette eine wesentliche Voraussetzung für eine agile und integrative Organisationsstruktur, die es Unternehmen ermöglicht, in einer zunehmend digitalisierten Welt erfolgreich zu sein.
Verlagerung der IT-Fokusbereiche erfordert neue Kompetenzen und Rollen auf beiden Seiten
Um eine engere Zusammenarbeit zwischen der IT und den verschiedenen Fachbereichen zu realisieren, bedarf es klarer Verantwortlichkeiten und Rollen auf beiden Seiten.
Auf der IT-Seite ist die Rolle des Solution Architects von zentraler Bedeutung. Er ist dafür verantwortlich, technologische Lösungen so zu gestalten, dass sie sowohl den Anforderungen des Business als auch den technischen Standards entsprechen.
Dabei arbeitet z.B. eng mit dem Business Analysten zusammen, der auf der Business-Seite die Anforderungen identifiziert und kommuniziert. Eine effektive Zusammenarbeit zwischen diesen beiden Rollen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die technologischen Lösungen die Geschäftsziele unterstützen und einen Mehrwert schaffen.
Ein gut durchdachtes Zusammenarbeitsmodell, das klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege definiert, ist daher unerlässlich. Elemente eines solchen Modells sind u.a. klare Prozesse für die Anforderungserhebung und -priorisierung, regelmäßige Abstimmungsmeetings zwischen Business und IT sowie eine offene und transparente Kommunikation auf allen Ebenen.
Die starke Durchdringung der Wertschöpfungsprozesse mit Technologie hat auch Auswirkungen auf die Kompetenzen der Mitarbeiter in den klassischen IT- und Fachbereichen. Auf der Business-Seite benötigen Mitarbeiter zunehmend ein besseres Technologieverständnis, um bewerten zu können, wie Technologien einen Mehrwert in den Geschäftsprozessen liefern können. Dies bedeutet, dass beispielsweise Produktmanager oder Prozessverantwortliche ein tiefergehendes Wissen über IT-Systeme und -Lösungen entwickeln müssen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Auf der IT-Seite wiederum werden bestimmte Rollen zusätzlich zu ihren technischen Fähigkeiten auch ein tieferes Verständnis der Geschäftsprozesse und -ziele sowie der eigenen Branche benötigen, um die Bedürfnisse ihrer Kunden besser zu verstehen und technologische Lösungen kundenzentriert zu gestalten. Insgesamt erfordert die zunehmende Integration von Technologie ein breiteres Spektrum an Kompetenzen und eine engere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Funktionen innerhalb des Unternehmens.
Systematischer Ansatz zur IT-Integration
Das Bewusstsein für diese Dynamik ist in den Organisationen zwar zunehmend vorhanden. Welche Prozesse, Zusammenarbeitsformate, Methoden und Kompetenzen zur Umsetzung dieses Zielbildes notwendig sind und wie diese umgesetzt werden können, ist jedoch meist unklar. Ein Workshop-basierter Ansatz mit den betroffenen Mitarbeitenden kann helfen, die Ausgestaltung dieser Rollen und Schnittstellen zu schärfen. Dieses Vorgehen umfasst typischerweise folgende Schritte:
- Nach der initialen Auftragsklärung besteht der erste Schritt oft in der Analyse der IT-eigenen Wertschöpfungskette. Entlang eines Referenzmodells wie z.B. IT4IT können so White Spots im eigenen Tätigkeitsfeld identifiziert und relevante Interaktionspunkte mit dem Business ausgestaltet werden.
- Im Rahmen einzelner Arbeitstermine werden die notwendigen Rollen und damit Verantwortungsbereiche auf beiden Seiten entlang unserer Best Practices für den konkreten Kontext ausformuliert.
- Zur Vorbereitung der Konzeptionsphase der Schnittstellen werden die Interaktionsszenarien unter Anleitung unseres Beraterteams detailliert. Mit Hilfe der Szenarien können in der Konzeptionsphase realitätsnahe Fälle diskutiert werden.
- In mehreren Workshops entlang der definierten Szenarien und Rollen werden die Artefakte (Prozesse, Kollaborationsformate, Aufgabenverteilung, ...) gemeinsam mit Vertretern aus dem Business erarbeitet.
- Auf Basis des Konzepts werden einzelne Piloten bzw. für einen Geschäftsbereich oder ausgewählte IT-Services implementiert und kontinuierlich angepasst bevor das Konzept im Rahmen eines Scale-Outs in der gesamten Organisation ausgerollt wird. Während dieser Zeit unterstützen wir das unternehmensinterne Implementierungsteam durch gezieltes Coaching, Erfahrungswerte oder bei Implementierungsproblemen.
